2.1 Evaluacion y seleccion de software

Perspectiva general del problema

Por lo general cuando una empresa busca implementar una nueva solución de software nombra a un equipo de accionistas, evalúa procesos internos, determina las necesidades y luego envía la solicitud de información (RFI) y finalmente, la solicitud de propuestas (RFP) a una lista de selección de vendedores. Con frecuencia se invita a los vendedores a demostrar sus soluciones, y de ahí comienzan las ofertas y se toma una decisión. Infortunadamente, a lo largo de este proceso, los equipos de selección enfrentan un gran número de dificultadas en sus proyectos.

Primero, debido a la gran apreciación de la funcionalidad del producto y a los requisitos tecnológicos del producto, se descartan otros criterios que pueden determinar el éxito o el fracaso de un nuevo sistema. Por ejemplo, la estrategia corporativa del vendedor, las capacidades de soporte y servicio, la viabilidad financiera, las medidas cualitativas y de costos con respecto al encaje del proceso, a la facilidad de uso /navegación, a la retroalimentación del mercado, a la diligencia del vendedor, y a la flexibilidad del producto son importantes, pero son muy difíciles de medir.

En segundo lugar, cuando el equipo de selección organiza y clasifica los criterios necesarios y mide la funcionalidad del producto, por lo general crea un RFI, utilizando hojas de cálculo. A pesar de los mejores esfuerzos de los diseñadores de hojas de cálculo, la elección entre proporcionar flexibilidad y facilidad de uso para los evaluadores y los clientes, mientras se mantiene la integridad al proteger campos puede llevar a intercambios riesgosos en el diseño de las hojas de cálculo. Las hojas de cálculo no se pueden ajustar ni analizar de forma efectiva para proporcionar resultados razonables. También tienen fama de difundir errores de cálculo: con frecuencia se esconden las fórmulas, lo que causa errores cuando se mueven las celdas o por accidente se sobrescriben ciertos campos. Los enlaces quebrantados entre hojas de cálculo pueden invalidar los resultados. Son comunes los errores simples, como copiar o volver a escribir una fórmula en una celda diferente. Además, la naturaleza del modelo de las hojas de cálculo hace que sea más fácil para las compañías dañinas tomar ventaja. Esto conlleva a retrasar el proceso, a volver a entrenar al personal del cliente, y a añadir seguridad en el proceso de auditoría de datos, al igual que a debilitar la relación entre los consultores y el cliente.

Tercero, debido a que los equipos de selección de software por lo general no tienen mucho acceso a la calidad, a información imparcial, sus metodologías de evaluación están encaminadas a tener defectos serios desde el principio. Como resultado, les es difícil o imposible justificar la razón detrás de la selección de la solución de un vendedor en particular. La mayoría de los que toman las decisiones confían en su “intuición”, en mandatos ejecutivos, o en compilaciones tediosas de hojas de cálculo que fallan al discernir entre las mejores soluciones, por lo tanto la mayoría de las evaluaciones tecnológicas empresariales caen en costos acumulados mucho mayores del presupuesto esperado. Cuando finalmente son seleccionadas, la mayoría de estas implementaciones de software fallan en cubrir las expectativas funcionales, el rendimiento del capital invertido (ROI) y el costo total de propiedad (TCO).

Para resumir, durante el proceso de selección del software empresarial, los clientes prospecto por lo general luchan con los siguientes problemas:

• Equipos de selección de proyecto que no tienen una forma efectiva para determinar sus requisitos comerciales y no pueden identificar bien al vendedor y las preguntas del producto (criterios) de todos los accionistas.
• Reunir todos los criterios necesarios de los accionistas consume mucho tiempo y se convierte en un problema en la primera etapa del proyecto. Existe una presión de que el proyecto se lleve a cabo y que tenga una implementación rápida ya que los retrasos significan pérdida de ingresos y pérdidas de aprovisionamiento del cliente.
• Cuando se seleccionan los criterios y se le presentan al vendedor, el equipo del proyecto con frecuencia no tiene la habilidad de priorizar de forma efectiva los distintos criterios relativos a sus requisitos comerciales de soporte. Como resultado, las prioridades se derivan de agendas políticas internas en lugar de las verdaderas necesidades de la compañía. Sin tener una herramienta de soporte de decisión profesional para organizar y mantener las prioridades, y para conducir simulaciones y análisis del desempeño de los vendedores o para cubrir los propósitos una vez que se cambian las prioridades, las "necesidades" de un departamento pueden contribuir sin razón en gran volumen a ciertos criterios en la decisión
• Los equipos de proyecto no tienen la capacidad de obtener datos objetivos en las soluciones disponibles del vendedor. Las demostraciones del vendedor con frecuencia son ganchos de mercadotecnia que fallan en enfocarse en la habilidad de la solución para satisfacer las necesidades de los usuario y con frecuencia son engañosos. Infortunadamente, la mayoría de los equipos de proyecto no tienen la capacidad de separar los hechos de la publicidad, en especial debido a que la selección estratégica de tecnología es el primer intento de su clase, o el primero en un largo periodo dentro de una organización específica. El problema está claro: tener la información inadecuada (como se identificó antes) para la fase de selección significa la falta de capacidad de planificar y ejecutar adecuadamente la implementación.

Asigne prioridades y compare resultados

Para empatar de forma efectiva las necesidades del usuario con las soluciones de los vendedores, los usuarios asignan prioridades de tal manera que le dan mayor importancia a los criterios que consideran más importantes. Los promedios ponderados (WA), son técnicas utilizadas comúnmente en proyectos de selección ya que son fáciles de calcular. Sólo parece estimar el desempeño de forma razonablemente bien, debido a que no indica qué patrón es el ideal para las necesidades de una empresa, ni tampoco identifica o mide estos patrones como un riesgo inherente a la elección. WA falla al discernir las verdaderas capacidades de un vendedor, ya que utiliza un número para describir un patrón de criterios, sin compensar ningún desequilibrio. Sin embargo, un índice compuesto de promedio ponderado (WACI) es el cálculo que toma en cuenta la constancia de las valoraciones a lo largo de todos los criterios, además del promedio ponderado de los vendedores. Un índice compuesto se puede utilizar para entender mejor los datos que el WA obscurece WACI combina el índice compuesto y el WA y mide el desempeño general de un vendedor contra la unión de patrones. Los usuarios establecen sus necesidades utilizando una escala. Por ejemplo, la escala en el sistema de evaluación de TEC es:

Crítico (10+ una condición umbral para el valor mínimo aceptado)
Obligatorio (10)
Muy importante (8)
Importante (6)
Recomendable (4)
No es importante (2)
No es necesario (2)

Los números en paréntesis representan el valor numérico equivalente (que se utiliza en los cálculos) de los artículos listados. Las prioridades necesitan agruparse de forma adecuada dentro de una jerarquía para poder determinar mejor sus ponderaciones permitiéndoles a los usuarios y de lo general a lo particular en los detalles de cada módulo y cada sub-módulo. Uno de los aspectos más importantes del proceso de evaluación del software es la gestión. Dado el gran gasto y el impacto que un sistema empresarial puede representar para una organización, es muy importante que haya un gran soporte para justificar la selección de un vendedor en particular, y para ilustrar que el proceso de selección involucró un análisis comercial riguroso. La información valiosa que se ha recopilado durante este proceso está disponible en un número de reportes que se pueden imprimir y entregar a la gestión superior y a las personas que toman las decisiones. Como resultado, el equipo de selección tendrá información cuantificable para justificar la selección. Por consiguiente, el equipo de selección puede validar aún más su selección. Las organizaciones se benefician del software empresarial sólo cuando toman la selección adecuada. Al utilizar criterios relevantes y precisos en la funcionalidad del software empresarial, las organizaciones están mejor informadas acerca de sus opciones. Al evitar los cálculos de las hojas de cálculo, el equipo de selección puede hacer evaluaciones precisas acerca de qué tan bien puede el vendedor satisfacer las necesidades de la organización, que asegurará que se seleccione el software empresarial más adecuado.

Los servicios de selección de software incluyen:

Análisis de necesidades
• Definición de procesos de negocios
• Información requerida
• Reportes

Evaluación y selección de software
• Definición de criterios de selección
• Búsqueda de soluciones